Gestión de stakeholders. Estrategias para proyectos exitosos

En cualquier proyecto, uno de los factores más decisivos para su éxito es la capacidad del equipo de gestión para identificar, analizar y trabajar eficazmente con las partes interesadas, o stakeholders.

Su influencia puede impulsar o frenar los resultados, por lo que gestionarlos adecuadamente es una competencia crítica en el liderazgo de proyectos o Project Management.

¿Qué es un stakeholder?

El término stakeholder, acuñado por primera vez en 1963 por el Stanford Research Institute, hace referencia a cualquier persona, grupo u organización que pueda afectar o verse afectada por un proyecto.

Tipos de stakeholders:

• Stakeholders internos: empleados, dirección, departamentos implicados, equipo de proyecto.
• Stakeholders externos: clientes, usuarios finales, proveedores, reguladores, comunidad local, medios de comunicación.

Como recoge el PMBOK® Guide del Project Management Institute (PMI), el manual más importante el sector, identificar y gestionar adecuadamente a los stakeholders es un proceso continuo que empieza incluso antes de iniciar el proyecto.

¿Por qué es clave una buena gestión de stakeholders?

Una gestión inadecuada de los stakeholders puede derivar en conflictos, retrasos, sobrecostes o incluso en el fracaso del proyecto. En cambio, una gestión eficaz genera confianza y aumenta el compromiso de todos los implicados. Algunos de sus beneficios incluyen:

• Reduce riesgos de conflicto.
• Mejora la comunicación y el compromiso.
• Facilita la toma de decisiones.
• Aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.

Estrategias efectivas para una gestión eficaz

La gestión de stakeholders no es solo una técnica, es una actitud de liderazgo estratégico. En un entorno cada vez más complejo e interconectado, dominar esta competencia es clave para dirigir proyectos exitosos. Algunas de las claves para una gestión eficaz incluyen:

1.     Identificación y análisis de stakeholders

Antes de tomar cualquier decisión, el Project Manager debe identificar quiénes son los stakeholders clave y qué poder o interés tienen en el proyecto. Para ello, utiliza herramientas como:

• Clasificación en cuatro categorías: clave, influyentes, informados y neutrales.
• Matriz de poder/interés: para clasificar y priorizar stakeholders.
• Mapas de empatía: para entender sus expectativas, preocupaciones y motivaciones.
• Análisis de saliencia: considera poder, legitimidad y urgencia.

2. Diseño de un plan de comunicación

La metodología Kanban es una de las más utilizadas por las empresas. Utiliza un enfoque visual para la gestión procesos y flujos de trabajo. Cada stakeholder requiere un tipo de comunicación diferente, tanto en forma como en frecuencia.Un plan de comunicación claro debe:

• Crear mensajes personalizados.
• Definir canales (reuniones, email, informes, dashboards…) y frecuencia según cada uno.
• Asegurar la retroalimentación constante.

Herramientas como Trello, Asana o Monday.com permiten centralizar toda la información del proyecto y compartir avances de forma visual e intuitiva con los diferentes stakeholders.

3. Fomento del compromiso activo

Involucrar a los stakeholders desde las primeras fases del proyecto es fundamental para lograr su compromiso. Esto puede lograrse mediante:

• Talleres de co-creación.
• Reuniones de arranque colaborativas.
• Gestión del cambio, que permite guiar la parte más humana de las transformaciones para conseguir los resultados.
• Encuestas de opinión o recogida de expectativas.

4. Gestión de expectativas y transparencia

La metodología Waterfall utiliza un modelo donde el proyecto se divide en fases claramente definidas que avanzan en un orden preestablecido. Además, es imprescindible establecer desde el inicio del proyecto:

• Objetivos y entregables claros. Cuáles son los hitos y plazos.
• Gestión de riesgos que permite anticipar, distinguir, estudiar y solucionar los tipos de riesgos y cómo se gestionarán.
• Dashboards y reportes en tiempo real.

Un stakeholder informado es más comprensivo. La transparencia es clave para prevenir malentendidos y mantener relaciones saludables.

5. Seguimiento y evaluación continua

La gestión de stakeholders no es un proceso estático. Requiere análisis y ajustes de estrategias a lo largo del proyecto. Algunos indicadores útiles incluyen:

• Definir KPIs específicos para medir relaciones con stakeholders.
• Realizar informes de impacto y clima de satisfacción.
• Tiempo de respuesta ante incidencias.
• Número de conflictos abiertos y cerrados.
• Gestión del plazo del proyecto

Según el Informe de Tendencias de Capital Humano 2024 de Deloitte, las empresas que integran métricas de satisfacción y engagement con stakeholders tienen un 40% más de probabilidades de mantener relaciones sostenibles a largo plazo.

Tendencias actuales en gestión de stakeholders

Algunas tendencias que marcan las relaciones con stakeholders son:

• Digitalización de la gestión y comunicación el uso de herramientas colaborativas que integran tableros de comunicación y automatización de reporting.
• Enfoque ESG (Environmental, Social & Governance): es clave alinear los proyectos con los intereses sobre el impacto social y ambiental de los grupos de interés.
• Metodologías ágiles: como Scrum, fomentan la transparencia y el feedback continuo con los stakeholders en cada sprint.
• Uso de IA y big data: El análisis predictivo permite detectar conflictos antes de que ocurran mediante análisis de datos y feedback en tiempo real.

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