¿Qué es Kanban?
Kanban es una metodología ágil de gestión de proyectos que utiliza un enfoque visual para gestionar procesos y flujos de trabajo. Se basa en la representación de tareas y fases de trabajo mediante tarjetas que se mueven por tableros, indicando el flujo de trabajo y permitiendo un seguimiento transparente. Se originó en Japón en 1940, por Taiichi Ohno, un ingeniero de Toyota.
¿Cómo funciona la metodología Kanban?
En el ámbito del Project Management, un tablero Kanban, muestra el trabajo de un proyecto a través de un tablero organizado por columnas. Cada columna representa una etapa del trabajo. El más básico puede presentar columnas como las siguientes:
- Por hacer: en esta columna se colocan las tareas que están pendientes de realizar
- En progreso: aquí se agrupan las tareas que se están llevando a cabo en ese momento
- Validación: en esta sección se encuentran las tareas que ya se han realizado, pero falta que sean validadas por el cliente
- Completado: aquí están las tareas terminadas
Las tareas individuales, representadas por tarjetas visuales en el tablero, avanzan a través de las diferentes columnas hasta que estén finalizadas. Estas columnas y tarjetas se pueden adaptar a cualquier negocio. Cada tarea se convierte en una tarjeta que se mueve a través de las columnas a medida que se avanza en su desarrollo. De esta forma, puedes visualizar el volumen de trabajo, identificar los obstáculos y ajustar tu estrategia para optimizar el tiempo y la productividad.
¿Existen certificaciones de la metodología Kanban?
El Project Management Institute (PMI), organización de referencia en el ámbito de la gestión de proyectos, dispone de diversas certificaciones que te preparan para formarte en este sector. En el contexto de las metodologías ágiles, una de las certificaciones que ofrece es la PMI-Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)®, la cual te preparará para comprender y aplicar enfoques ágiles como el método Kanban. Sin embargo, obtener esta certificación no es sencillo y requiere una preparación previa. Para ello, puedes realizar un Master Online en Project Management como el de Qbit, el cual te capacitará para la realización del examen.
Ventajas de utilizar Kanban en tus proyectos
Kanban es una metodología sencilla de entender, de utilizar y actualizar por parte de todos los miembros del equipo. Si la implantas correctamente podrás obtener grandes ventajas:
- Organización y seguimiento: Evita que las tareas se retrasen o se olviden. El tablero Kanban proporciona una visión completa del proceso de trabajo, desde las tareas por hacer hasta las completadas, lo que facilita la planificación y el seguimiento.
- Calidad y fluidez: Al exigir que se complete una tarea antes de pasar a la siguiente, Kanban fomenta la concentración en la calidad y la eficiencia. Esto reduce la posibilidad de errores y garantiza una transición fluida entre las etapas del proyecto.
- Claridad y prioridad: Todos los miembros del equipo comprenden claramente sus responsabilidades y prioridades gracias a la estructura visual del tablero Kanban. La asignación de prioridades se basa en los plazos de entrega o deadline, lo que ayuda a optimizar el uso del tiempo y los recursos.
- Evita la saturación: Kanban proporciona una visión clara de la carga de trabajo y el estado de las tareas en curso. Esto permite identificar y abordar proactivamente cualquier signo de saturación, evitando el agotamiento del equipo y garantizando un ambiente de trabajo saludable.
- Comunicación y transparencia Al mostrar visualmente el progreso del trabajo y quién está a cargo de cada tarea, Kanban fomenta la comunicación abierta y la colaboración entre los miembros del equipo.
- Productividad y cumplimiento de plazos: Como cada miembro del equipo sabe qué debe hacer y cuál es la prioridad, se aumenta la productividad y se cumplen los plazos.
Kanban vs. Scrum
Scrum utiliza la filosofía Agile, que sirve para ayudar a mejorar a los equipos continuamente en la gestión de proyectos, por lo que es más funcional en la gestión de compañías. Se trata de la gestión de proyectos complejos en los que se necesita una respuesta rápida. Ambas metodologías no se suelen combinar, es más, una excluye a la otra, porque son dos formas distintas de conseguir objetivos.
Kanban es más visual, es un tablero con post-its en el que las tarjetas se van moviendo en función de la tarea realizada, gestionando y organizando trabajos continuos.
En cambio, Scrum no se considera una metodología sino una implementación del Agile Manifiesto. Esta enfocado en equipos de software principalmente, aunque se puede implantar en otros sectores como marketing, ventas, etc.
El manifiesto nació como respuesta a los largos períodos que los desarrolladores solían dedicar a la redacción de líneas de código, con inversiones considerables de tiempo y dinero. En numerosas ocasiones, este proceso culminaba en códigos que no cumplían su función, lo que implicaba pérdidas significativas y la necesidad de reiniciar desde el principio.
Scrum ayuda a los equipos a realizar y participar en trabajos de alto impacto. En este método se trabaja con equipos pequeños multidisciplinares en fases reiteradas que se centran en el cliente y crean un producto de forma progresiva. Los equipos pueden ver su trabajo y ver cómo avanza hasta que finaliza. La recompensa de su utilización es que las compañías elevan su productividad, mejoran su time-to-market e incrementan su competitividad.
Aprende a gestionar equipos con la metodología Kanban
En la actualidad, saber liderar y organizar equipos son unos de los requisitos más demandados por las organizaciones. Si quieres aprender liderar proyectos y a llevar a cabo metodologías ágiles como Kanban, en nuestro Master Online en Project Management te enseñamos a hacerlo de la mano de líderes en el sector.
