Organizar un evento es mucho más que coordinar horarios y reservar el sitio del evento. Desde la planificación inicial hasta la evaluación final, el organizador de eventos es el responsable de numerosas funciones, que van desde la logística y la selección de proveedores hasta la supervisión del evento.
¿Qué hace un organizador de eventos?
Un organizador de eventos es, en términos generales, responsable de planificar, coordinar y ejecutar cada aspecto de un evento, garantizando que todo funcione de acuerdo con los objetivos establecidos.
Además, el organizador puede asumir cargos sobre la promoción y marketing del evento para atraer al público adecuado.
Según datos recientes, en España el mercado de los eventos alcanzó 2,41 mil millones de dólares en 2023 y se prevé que esta cifre ascienda a 4,01 mil millones en 2032. Podría decirse que el organizador de eventos actúa como un director de orquesta, asegurando que cada elemento contribuya a una experiencia exitosa en todos los sentidos.
¿Qué formación se necesita para trabajar como organizador de eventos?
Para formarse como organizador de eventos, existen varias opciones educativas que pueden incluir desde formación técnica en escuelas profesionales hasta grados universitarios y másteres especializados.
Uno de los primeros pasos en España podría ser el Ciclo Superior en Agencias de Viajes y Gestión de Eventos, una formación de dos años en la que se puede adquirir los fundamentos básicos de la organización de eventos.
Otra vía formativa podría girar en torno a un grado universitario en Protocolo y Organización de Eventos, que abarca un enfoque centrado en la planificación y dura de tres a cuatro años.
Este tipo de estudios ofrece una formación integral en áreas como la comunicación estratégica, protocolo para eventos sociales y oficiales, y gestión de eventos en sectores específicos.
Sin embargo, aquellos que busquen una formación altamente especializada en el sector, con posibilidad de acceder a mejores salarios, puede encontrar programas de posgrado como el Master Online en Comunicación, Eventos y RRPP, que se imparte en Qbit Business School.
En estos estudios se podrán desarrollar habilidades avanzadas en gestión de eventos, ideales para los que deseen asumir roles directivos.
¿Qué funciones desempeña un organizador de eventos?
Las responsabilidades de un organizador de eventos son muy variadas, pues van desde la planificación del concepto hasta la evaluación del evento. Cada una de estas funciones requiere una serie de habilidades que incluyen destrezas de liderazgo, comunicación y, sobre todo, resolución de problemas.
- Planificación del evento: el organizador debe captar las necesidades del cliente con el que va a trabajar, conceptualizando el evento de forma que refleje de forma coherente el mensaje deseado. De hecho, la producción de eventos debe estar muy bien planificada para que el resto de las funciones se ejecuten correctamente.
- Seleccionar y coordinar proveedores: para asegurar que todos los aspectos del evento funcionen, el organizador debe coordinarse con los distintos proveedores. Todo esto hace que cada servicio se ejecute de forma eficaz durante la consecución del evento.
- Gestionar la logística y planificación detallada: la logística constituye el corazón de la organización de un evento (e.g., selección del lugar, diseño del programa, cronograma del día). El organizador asegura que esté todo esté en consonancia con los objetivos del evento.
- Supervisar del evento: durante el evento, el organizador debe estar en el lugar, gestionando y solucionando cualquier problema que pueda surgir. Esto asegura que el evento se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
- Evaluación tras el evento: en esta fase el organizador evalúa el resultado y los comentarios tanto del cliente como de los asistentes, con el fin de analizar los éxitos y las mejoras. Esta evaluación es importante para mejorar futuros eventos y asegurar la satisfacción del cliente.
Habilidades que debe tener un organizador de eventos
Asimismo, un profesional del mundo de los eventos debe ser capaz de dominar varias habilidades para tener éxito.
- Liderazgo y toma de decisiones efectivas: debe liderar equipos heterogéneos, motivando a cada miembro para mantener la coordinación del evento. Además, debe tener la capacidad de tomar decisiones rápidas ante imprevistos.
- Comunicación clara y asertiva: la habilidad de transmitir ideas y negociar con proveedores, clientes y colaboradores es esencial. Un buen organizador escucha las necesidades del cliente, comunica expectativas y detalla la composición del evento.
- Gestión del tiempo: la organización de eventos implica gestionar múltiples tareas a la vez a partir de un cronograma detallado. La capacidad de realizar varias actividades simultáneamente y distribuir el tiempo permite que el evento avance sin problemas y cumpla con los plazos establecidos.
- Resolución de problemas: al surgir imprevistos como retrasos, fallos técnicos o necesidades de último momento, el organizador debe encontrar soluciones para minimizar el impacto de cualquier inconveniente.
- Atención a los detalles: desde la decoración hasta la iluminación y el sonido, cada elemento debe revisarse a conciencia. La atención a los detalles garantiza que cada aspecto del evento en consonancia con los objetivos iniciales.
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