¿A qué se dedica un organizador de eventos?
Un organizador de eventos es un profesional que se dedica a la planificación, coordinación y ejecución de una amplia gama de eventos. Estos eventos pueden ser, tanto reuniones pequeñas como eventos de gran magnitud.
Su responsabilidad abarca, desde la concepción inicial hasta el seguimiento posterior al evento. Asegurando cada detalle para que sea cuidadosamente gestionado, creando experiencias memorables y cumpliendo los objetivos establecidos.
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¿Qué funciones tiene un organizador de eventos?
Un organizador de eventos desempeña varias funciones. Debe estar muy atento y ser meticuloso en cada paso que realice para el éxito del evento:
Planificación
- Primero hay que escoger al equipo que va a participar en el evento. Tendrá que coordinar y dirigir en todo el proceso que dure la planificación, la organización y el post del evento. Además de asignarle roles y tareas a cada uno.
- Seguidamente, debe establecer y conocer los objetivos del evento que solicita el cliente. Es imprescindible escuchar sus demandas para fijar los objetivos, y que el evento no sea un fracaso.
- A partir de ahí, hay que sugerir propuestas creativas. Diseñar un plan de acción con un cronograma, detallando las necesidades materiales que se adapten a los objetivos y al público objetivo. Es muy significativo ser innovadores y proponer experiencias nuevas. Dejar atrás lo común y ser originales, para diferenciarse de la competencia. No debe existir miedo a realizar ideas que parezcan arriesgadas, muchos de los mejores eventos han surgido así.
- Es muy importante tener un calendario en el que aparezca cada paso a seguir y el día que queremos realizar el evento. Debe ocuparse de reservar espacios, gestionar los contratos, permisos y de la ubicación. Además de conseguir a los proveedores y patrocinadores.
- A continuación, hay que realizar el plan de comunicación y relaciones públicas. Para dar a conocer el evento y generar interés sobre él público objetivo. En función del tipo de evento, se envía un mensaje al público o una invitación. Y, según a quién vaya dirigido, pueden incluir un regalo o pueden crear distintas acciones.
Producción
Previamente, durante y al finalizar el evento, el organizador debe estar presencialmente. Para supervisar el montaje de los equipos, que no haya problemas, y las buenas condiciones del material solicitado.
Además de gestionar los equipos, resolver cualquier imprevisto y estar pendiente de como transcurre el evento. Del mismo modo, estará en el desmontaje de los equipos y de los materiales. Puede ser necesario devolver algo o guardarlo para que lo recojan más tarde.
Análisis
Una vez realizado el evento, hay que recopilar y analizar su rendimiento con todos sus participantes. Es esencial evaluar los resultados de las acciones realizadas y estudiar posibles mejoras para futuros eventos.
También hay que dar las gracias a los invitados y al equipo. Y, seguir realizando acciones con el material obtenido del evento.
Estos son los aspectos clave y la metodología para organizar eventos en el contexto actual. Dependiendo del tipo de proyecto que se quiera implementar, será necesario enfocarse más en algunos de los aspectos mencionados.
¿Qué competencias debe tener un organizador de eventos?
Para organizar un evento es necesario dotarse de las conocidas soft skills y de conocimientos técnicos. Por ello, es necesario:
Comunicación
Saber comunicar, el organizador está constantemente hablando, tanto con el cliente como con los proveedores, invitados, etc. Por lo que tiene que comunicarse de forma clara y ser un buen orador.
Liderazgo
Es muy importante que sepa liderar y trabajar en equipo porque es el encargado de que todo salga lo mejor posible. Gestionar tiempo y recursos, organizar al equipo, y en caso de tener mucha carga, debe saber delegar.
Adaptación
En los eventos, nada sale según lo planeado. La adaptación a cualquier imprevisto, cambio de horario o condiciones climáticas adversas, es un factor clave para el organizador. Además de poder anticiparse a posibles errores y tener un plan B.
Conocimientos
Es esencial que el organizador sepa negociar, gestionar el presupuesto y tener unas sólidas habilidades TIC (informática, comunicación, conveniencia digital y tecnología).
¿Cuánto cobra un organizador de eventos en España?
Los elementos fundamentales para determinar la tarifa de un organizador de eventos son:
- El tamaño del proyecto y el presupuesto total. Cuanto más complejo sea el proyecto, mayor será la compensación por realizar ciertas actividades.
- La experiencia y el historial, tanto del equipo como del organizador de eventos. Para muchos clientes al elegir una empresa o un profesional, la reputación de la marca es un factor decisivo.
Teniendo en cuenta estos factores podemos destacar lo siguiente. Según los datos que ofrece el portal de empleo Jobted, el salario medio de un organizador de eventos en España es de 37.920 euros brutos anuales.
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