En un entorno laboral la gestión del plazo se ha convertido en una habilidad para lograr el éxito en cualquier proyecto, que abarca desde la concepción inicial del mismo hasta su evaluación final.
La gestión de plazos, a partir de las diferentes técnicas y herramientas disponibles en el mercado, representa no solo una metodología para cumplir con las fechas establecidas, sino también un camino para mejorar la productividad y evitar el estrés que conlleva el incumplimiento de los tiempos.
¿Qué es la gestión del plazo?
La gestión de plazo se podría definir como el conjunto de estrategias y herramientas destinadas a planificar y organizar el tiempo necesario para completar las diferentes fases de un proyecto.
Su objetivo es garantizar que cada tarea se ejecute dentro del tiempo estimado, sin retrasos innecesarios.
Este proceso comienza desde la planificación inicial, donde se esbozan los tiempos de entrega, y se extiende hasta la evaluación final, pudiendo realizar ajustes en los plazos de entrega.
Esta habilidad es útil, sobre todo, en ámbitos como en la gestión de proyectos, al igual que otros skills relacionados con la gestión del cambio, gestión del riesgo o gestión de recursos.
Aquí, la gestión de plazos puede ser la diferencia entre la entrega exitosa de un proyecto o su fracaso debido a retrasos. De hecho, tan solo un 29% de los proyectos logran finalizarse en el plazo previsto inicialmente.
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Técnicas de seguimiento
El seguimiento constante es un aspecto que se debe considerar para cumplir con los plazos y anticipar cualquier problema que pueda surgir. Existen algunas técnicas, como las reuniones periódicas y los informes de progreso, que ayudan a supervisar el avance del proyecto prácticamente en tiempo real.
El uso de indicadores clave de rendimiento (KPI) permite identificar rápidamente si el proyecto va según lo planeado o si se necesitan ajustes. Además, el uso de herramientas visuales facilita la visualización del estado de cada tarea, promocionando la responsabilidad individual dentro del equipo.
Otra técnica en la gestión de plazos es la gestión visual. A través de diagramas de Gantt, gráficos de avance o dashboards, se puede seguir el progreso de cada etapa del proyecto de manera clara. Estas herramientas también permiten realizar ajustes sobre la marcha, lo cual es esencial en proyectos con plazos ajustados de entrega.
Veamos, ahora, algunas de las herramientas de esta índole que tenemos a nuestra disposición para la gestión de plazos.
Herramientas para la gestión de plazos
Actualmente existen diversas herramientas que facilitan la organización de los plazos en proyectos:
- Trello: usa tableros visuales que ayudan a organizar tareas y su progreso. Cada tarea se representa en tarjetas que pueden moverse entre diferentes etapas, ofreciendo una vista clara de los avances.
- Microsoft Project: software avanzado que permite planificar, asignar recursos y hacer un seguimiento detallado del progreso del proyecto. Es especialmente útil para gestionar dependencias entre tareas y optimizar cronogramas.
- Asana: plataforma colaborativa que permite a los equipos crear tareas, asignar responsables y definir deadlines. Es ideal para gestionar proyectos con múltiples plazos y tareas interrelacionadas.
- Google Calendar: aplicación fácil de usar que permite programar eventos y recordatorios, ideal para la gestión de citas y plazos de equipo.
- ClickUp: posee funcionalidades como la asignación de tareas, visualización de cronogramas y recordatorios automáticos para cada etapa del proyecto. Es una opción para los que busquen centralizar su organización.
- Evernote: usado como un “cuaderno digital”, permite a los usuarios organizar notas y listas. Puede ser una opción válida para los equipos que quieran realizar seguimientos rápidos y recordatorios de tareas.
Además de las herramientas mencionadas, las metodologías ágiles como Scrum y Kanban, ofrecen una alternativa efectiva a los enfoques tradicionales en la gestión de plazos.
Importancia de la colaboración efectiva
La comunicación entre los miembros del equipo es claramente relevante para el éxito en la gestión de plazos. Establecer canales de comunicación claros, como plataformas de mensajería instantánea, permite compartir información en tiempo real y resolver problemas de forma inmediata.
Esto también ayuda a evitar malentendidos y garantiza que todos los miembros del equipo tengan claras sobre sus responsabilidades y los tiempos asignados para cada tarea.
Además, el uso de herramientas de colaboración, como Microsoft Teams, permite mantener una coordinación sin necesidad de estar físicamente presentes.
Estas plataformas ofrecen opciones como la asignación de tareas y recordatorios automáticos, que ayudan a los equipos a mantenerse organizados y centrados en cumplir con los plazos.
Estas habilidades de colaboración no solo fomentan el espíritu del trabajo en equipo, sino que también tienden a mejorar la motivación de los miembros del equipo. Este tipo de ventajas son importantes dentro de un entorno como la dirección de proyectos porque aumentan las posibilidades de cumplir con las fechas propuestas en los proyectos.
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