Entender y aplicar correctamente el protocolo en eventos asegura y contribuye a un buen desarrollo a través de una serie de fases bien definidas, desde la planificación inicial hasta la medición de resultados. El protocolo establece un marco ordenado y efectivo que facilita el éxito del evento manteniendo un ambiente de armonía y cortesía.
Según el Market Report Historical and Forecast Market Analysis, en 2023 el mercado de eventos en España alcanzó un valor aproximado de 2,41 mil millones de dólares. El mercado crecerá a una tasa anual compuesta del 5,8% entre 2024 y 2032.
¿Qué es el protocolo en eventos?
El protocolo en eventos se refiere a un conjunto de normas, reglas, estrategias y procedimientos establecidos que guían la organización y ejecución de un evento. Esto engloba, desde la planificación hasta el desarrollo y cierre del evento, asegurándose que se respeten las etiquetas y formalidades propias del contexto y del evento.
El protocolo puede cambiar dependiendo del tipo de acontecimiento, pero su objetivo principal no varía, y es garantizar que el evento ocurra de manera ordenada, respetuosa y efectiva.
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Fases del protocolo en eventos
Para lograr que un evento se desarrolle correctamente es necesario que el protocolo se divida en distintas fases:
Información:
Durante esta fase se recopila la información necesaria para conocer el contexto, y los recursos necesarios para llevar a cabo el evento.
Anteproyecto:
En esta fase se realiza un borrador muy genérico con todo el programa del evento en el que se observa el cronograma, calendarios, ubicación, diseño…
Proyecto:
En la fase de proyecto y programación se redacta detalladamente todo el protocolo que se realizará para desarrollar el acto. Se deben incluir esquemas visuales, rutas planificadas en caso de desplazamiento, creatividades y grafismos, como invitaciones, infografías, carteles, publicaciones, y presupuesto y recursos posibles.
Organización:
Estructuración de todo el evento siguiendo el programa realizado anteriormente. En este momento se crearán las invitaciones oficiales con la lista de invitados, se montarán los espacios a utilizar, se gestionará el equipo técnico de sonido e iluminación y los componentes decorativos necesarios. Además, se tendrán en cuenta elementos del protocolo como los servicios higiénicos, el catering, las zonas adecuadas para aparcar, los documentos, el personal staff y la seguridad.
Al mismo tiempo que esto sucede, los encargados del protocolo del evento deben confirmar la asistencia de los invitados, para proceder a la expedición de las invitaciones y a la correcta organización de los asientos o el aforo de los espacios del evento.
Comunicación:
La comunicación es tanto interna, como externa. La interna comprende elementos como la escaleta en la que se recogen todas las actividades que deben realizar las personas que formen el equipo de organización del evento. Su función principal es asegurarse de que todo ocurra en los tiempos marcados sin que surjan demasiados contratiempos.
Dependiendo de qué tipo de evento se vaya a realizar, la comunicación externa puede variar. En general se trata del envío de información, invitaciones y recordatorios a los invitados. En eventos mayores o mediáticos, la comunicación externa es esencial. El envío de notas de prensa, las convocatorias de prensa, el contacto con los medios de comunicación, son algunas de las funciones de la comunicación externa.
Ensayos y ejecución:
Es una etapa en la que se debe mantener un control riguroso de la situación, asegurándose de que todo se desarrolle según lo planificado y resolviendo cualquier problema que pueda surgir. Es el evento en sí, por lo que previamente se debe practicar todo y tener claro el funcionamiento ensayando el plan.
Medición de resultados:
Una vez finalizado el evento es interesante analizar los resultados y la ejecución. Tanto los aciertos como los errores son importantes para planificar próximos eventos. Algunas herramientas, como los informes de conclusiones son buenos métodos para reunir los resultados del evento.
¿Por qué es importante el protocolo en eventos?
Un correcto protocolo en eventos puede marcar la diferencia. Para muchos eventos, un buen desarrollo del plan establecido puede afectar positivamente para los siguientes ámbitos:
Imagen y reputación:
Un evento bien organizado y con un protocolo correcto, muestra una imagen auténtica y profesional de los organizadores y la empresa representada. Esto es fundamental para lograr una buena reputación entre el resto de las empresas o marcas del sector.
Orden y efectividad:
Mantener un orden durante el evento es muy importante para saber en todo momento qué está sucediendo y cómo. Cada detalle está programado y coordinado, lo que disminuye el riesgo de errores y adversidades. El orden y la buena organización hace que los asistentes al evento disfruten de una experiencia amena y bien estructurada.
Respeto:
El protocolo garantiza que todos los asistentes reciban el respeto y la atención que merecen. Esto es particularmente crucial en eventos que reúnen a personas de diversas jerarquías y culturas, ya que fomenta un ambiente de armonía y cortesía.
Cumplimiento de las normativas:
En todos los eventos hay que tener claras las normativas de seguridad y del espacio en el que se desarrolla, además de las normas propias de etiqueta y de la ceremonia de la que se trate. Es importante conocer todas las reglas y cumplirlas para lograr un buen protocolo en el evento.
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