Una encuesta titulada “El futuro de los eventos virtuales” refleja cómo más del 93% de los encuestados estaban logrando índices de asistencia satisfactorios en sus eventos en línea, y más de tres cuartas partes de los encuestados afirmaron que preferían eventos virtuales porque eran más accesibles. Tanto las empresas como sus participantes están impulsando el crecimiento de estos eventos, donde lo mejor de ambos mundos, presencial y online, se complementan.
¿Qué son y en qué consisten los eventos híbridos?
Los eventos híbridos abarcan la presencia física y online de los participantes. Consiste en la mezcla de herramientas digitales con la participación presencial y online, permitiendo superar desafíos de la industria, como la adaptación personalizada de los participantes.
Integrar las tecnologías produce una experiencia inmersiva y única, con grandes beneficios tanto en el alcance del evento como en su repercusión económica. Ofrece mayor accesibilidad y eficiencia del acontecimiento. Es una gran oportunidad que aumenta la industria de los eventos, este año los eventos híbridos están siendo una tendencia clave de la transformación digital.
En especial, han supuesto una revolución en los eventos MICE (Meeting, Incentives, Conferences and Exhibitions), referente a turismo de negocios. Los eventos híbridos tienen especial relevancia en este sector, han ampliado las oportunidades de la organización de eventos corporativos, sumando grandes ventajas.
Las características más destacadas de los eventos híbridos son la personalización, versatilidad, innovación y sostenibilidad. Además, permite ampliar las propuestas, tener un presupuesto adaptable y llegar a más personas.
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Ventajas de los eventos híbridos
Una encuesta de Zoom muestra como 4 de cada 5 ejecutivos asegura que el futuro de los eventos es híbrido debido a las ventajas que ofrece. Los beneficios más destacados de los eventos híbridos son:
- Mayor alcance y accesibilidad al público: es posible que más público interactúe entre sí, sumado a la comodidad que ofrecen las nuevas tecnologías. Además, hacen posible reunir a participantes a nivel internacional.
- Posibilidad de ampliar servicios y participantes: la participación online abre un mundo de posibilidades. Es posible acceder a más servicios con las plataformas digitales y a personas de cualquier ubicación geográfica.
- Adaptación inmediata: es posible acceder al contenido del evento casi instantáneamente. También puede predecir los problemas que puedan surgir y adaptarse inmediatamente a los cambios.
- Presupuesto adaptable: supone un aprovechamiento de recursos y la obtención de más ingresos. Lo que supone un mayor y potencial Retorno de Inversión (ROI).
- Mejor medición de resultados: es posible medir el alcance y la opinión de ambos tipos de asistentes, presenciales y online. Para saber lo que ha tenido gran éxito y lo que puede mejorar.
- Mayor éxito en redes y publicidad: permiten una extensión de la publicidad, llegando a más gente, y un feedback en tiempo real. Las participaciones online llaman la atención de más empresas que aprovechan para acordar patrocinio. Así se reducen costes y aumenta el reconocimiento del creador del evento.
- Mayor sostenibilidad: debido a las múltiples herramientas digitales que se implementan en los eventos, y menos cantidad de participantes físicos, se reduce la necesidad de materiales y objetos físicos. Estos eventos son un claro beneficio para el medio ambiente.
¿Cómo organizar un evento híbrido?
Es crucial saber cómo organizar un evento híbrido con éxito. Algunos de los consejos más importantes que debe tener en cuenta el organizador del evento y su equipo son:
- Establecer metas y estrategias: para el éxito, es importante tener una estructura de asistentes fijada. Para decidir tipos de entrada, plataformas para las inscripciones online… también es importante decidir el dónde y el cuándo. Así la organización del evento puede comenzar cuanto antes.
- Concretar la tecnología que se va a utilizar: saber las herramientas digitales que van a ser necesarias para el evento, que gusten a los asistentes online y presenciales. Para que cumplan las expectativas y necesidades del evento y sus asistentes.
- Generar conexión entre los dos tipos de asistentes: es fundamental generar comunicación entre los asistentes para crear armonía y éxito en el evento. Así todos se sentirán valorados y satisfechos. Optimizar el uso de herramientas digitales como el móvil es una buena sugerencia para mantener continuidad, sobre todo en los participantes online.
- Obtener opiniones y seguimiento del evento: para coger experiencia en futuros eventos es esencial hacer un seguimiento del rendimiento: con emails de apertura, ver las interacciones en redes sociales, las inscripciones online, entre otros. Y al final del evento, enviar formularios por email o WhatsApp, solicitar una puntuación o una respuesta libre pero sencilla, ver el contenido que han compartido en redes sociales… Este sector va a continuar en crecimiento, por ese motivo, es importante aprender de cada evento y de la reacción de sus participantes.
Tendencias de eventos híbridos en 2024
Las tendencias de los eventos híbridos en 2024 son clave para el impulso de la digitalización del sector. Los más destacados son:
- Usar aplicaciones de eventos: para usarlas como guía del evento, con los horarios, lugar, objetivos del evento y toda la información necesaria para el usuario durante el acontecimiento.
- Usar código QR: para entrar, alguna actividad… Así se reduce tiempo y todos los asistentes estarán más satisfechos.
- Personalización: para que cada participante sienta su reconocimiento es necesario utilizar plataformas digitales de IA, que proporcionan oportunidades, mensajes y recomendaciones para cada usuario.
- Implementar Tecnología de realidad Aumentada (AR) y realidad virtual en los eventos (VR): así todos los participantes pueden interactuar con algún dispositivo. De esta manera podrán estar conectados en el evento, sintiendo y viviendo las mismas experiencias.
- IoT (Internet de las cosas): gracias a esta tecnología no son necesarios tantos objetos digitales. Promueve la sostenibilidad, la originalidad y el alcance internacional.
- Disponer de herramientas de ChatGPT: para crear actividades que permitan la interacción entre los participantes y el evento. Además, es de suma utilidad para resolver dudas y predecir situaciones. Incluso puede ayudar con la estructura del evento, cuál es el mejor lugar, horarios…
- Análisis de datos: desempeñan un papel muy importante. Gracias a ellos, los organizadores pueden recopilar información sobre la reacción y las preferencias de los participantes.
Estas tendencias muestran como la innovación tecnológica está acelerando el progreso de organización de eventos. La digitalización del sector viene para quedarse. El 2024 será un apogeo para los eventos híbridos, la combinación de participantes online y presencial, contando con las tecnologías impulsa una gran versatilidad y eficiencia. Por ese motivo, es muy importante contar con buenos profesionales que estén al pie del cañón, fomentando la transformación digital y el crecimiento del sector.
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