La inteligencia artificial (IA) ha irrumpido de forma vertiginosa en diversos sectores, y el ámbito de la organización de eventos no es una excepción a esta situación. Las herramientas basadas en esta tecnología están transformando la manera en que se planifican y llevan a cabo diferentes tipos de eventos, ofreciendo soluciones que mejoran la experiencia de los asistentes con respecto a las herramientas de uso convencional.
La IA en el mundo empresarial
El uso de la IA en el ámbito empresarial ha dado un salto vertiginoso en los últimos meses. Aunque el 72% de las organizaciones a nivel mundial asegura utilizar la IA, solo el 14% de los profesionales de recursos humanos afirma usar esta tecnología de forma habitual.
Posiblemente algunas de las razones por las que algunas empresas no han incorporado la IA se debe a la falta de políticas internas y las preocupaciones sobre la protección de los datos.
Usos de la IA para organizar eventos
Posiblemente uno de los principales objetivos del uso de la IA a la hora de organizar eventos es mejorar la experiencia de los asistentes. Esto se logra a partir del análisis de datos predictivos que permiten identificar patrones y tendencias para la planificación estratégica.
Además, la IA también permite automatizar aquellas tareas de índole más repetitiva, como la gestión de registros, que liberan a los organizadores y les permite enfocarse en cuestiones más creativas.
La IA aplicada a la organización de eventos también personaliza la experiencia del participante al analizar sus preferencias e intereses.
Del mismo modo, herramientas como chatbots y asistentes virtuales, basados en IA, proporcionan asistencia en tiempo real, mejorando la interacción y participación durante el evento.
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Herramientas basadas en IA para organizar eventos
Afortunadamente los profesionales del ámbito de la organización de eventos cuentan actualmente con diversas, y muy variadas, herramientas que facilitan la gestión de sus encuentros. Veamos las utilidades que nos proporcionan algunas de estas herramientas:
ClickUp
ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos que integra IA para mejorar la planificación y puesta en marcha de eventos. Sus principales características son:
- Planificación y generación de tareas: la IA sugiere tareas necesarias para la organización del evento, estableciendo prioridades y plazos.
- Análisis de datos: permite extraer información valiosa, por ejemplo, sobre la participación de los asistentes. Esto facilita sobremanera la toma de decisiones a la hora de planificar el evento.
- Automatización de procesos: reduce la carga de trabajo manual mediante la automatización de flujos de trabajo y seguimiento de tareas, particularmente en aquellas que tienen una naturaleza rutinaria.
ChatGPT
Desarrollado por la empresa OpenAI, ChatGPT es un modelo de lenguaje que puede generar texto y se puede integrar con otras modalidades como imágenes. En el contexto de la organización de eventos, se puede utilizar para:
- Creación de contenido: genera descripciones de eventos, biografías de ponentes y material promocional.
- Atención al cliente: la interfaz del modelo puede responder a consultas de asistentes de manera rápida, mejorando la experiencia del usuario (UX).
- Generación de ideas: es especialmente útil para generar ideas que podrían emplearse para organizar temáticas de sesiones, actividades de diversa índole o incluso nuevas dinámicas para los eventos.
Cvent Event Diagramming
Cvent Event Diagramming (anteriormente conocida como Social Tables) es una herramienta que utiliza IA para facilitar la disposición y diseño del espacio del evento de forma colaborativa a partir de su plataforma de trabajo. Sus funcionalidades incluyen:
- Diseño de planos: permite crear planos interactivos del espacio, optimizando la distribución de mesas, sillas y otros elementos.
- Colaboración en tiempo real: facilita la colaboración entre organizadores y clientes en la planificación del espacio en tiempo real. Esta funcionalidad es particularmente útil cuando se quiere requiere que los agentes de un evento trabajen de forma simultánea sobre algún aspecto.
- Gestión de invitados (management of attendee details): ofrece soluciones para la asignación de asientos y seguimiento de la asistencia.
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